Stellst du dir auch die Frage, wie ihr als „Leitungs-Tandem“ (Zusammenarbeit zwischen Leitung und Stellvertretung) gut miteinander arbeiten könnt? Mich haben unzählige Anfragen erreicht, wie Zusammenarbeit im Leitungs-Tandem gelingen kann.

Gibt es ein Stellenprofil für die  Stellvertretung?

In diesem Blog Artikel erzähle ich dir etwas über die Rolle und Aufgabe als Stellvertretung. Wichtig ist es, im ersten Schritt zu definieren welche Funktion eine stellvertretende Kita Leitung bei deinem Träger inne hat. Gibt es ein Stellenprofil, eine Aufgabenbeschreibung die als Grundlage dient? Liegt dir diese Stellenbeschreibung vor?

Oder bist du vielleicht eine Abwesenheitsvertretung? Auch für diese Funktion gilt es, herauszufinden bzw. deinen Vorgesetzten zu fragen, was genau deine Rolle und Aufgabe ist.

Sicherlich kennst du auch dieses Gefühl „zwischen den Stühlen“ zu sitzen, nicht „Fisch oder Fleisch“ zu sein.

Am Ende des Artikels spreche ich über den Umgang mit Widersprüchen, wenn z.B. unterschiedliche Meinungen aufeinander treffen.

Was ist eine Stellvertretung?

Als ich vor 15 Jahren eine Kita aufgebaut habe, in der ich als Leitung angestellt war, habe ich mich wohl wenig mit der Frage beschäftigt, was meine Stellvertretung können muss.

Gemeinsam hatten wir beim gleichen Träger in einer anderen Kita schon zusammengearbeitet. Als die neue Kita eröffnet wurde, und ich die Leitung übertragen bekam, war für mich klar dass wir zu zweit das Leitungsteam sein werden.

Zur gleichen Zeit wurde bei meinem Träger ein Qualitätsentwicklungsprozess gestartet. Wir begannen also damit, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse zu beschreiben. Wenn ich mich recht entsinne, war es die Aufgabe der Stellvertretung, die Leitung in Abwesenheit zu vertreten. Dabei hatte meine Stellvertreterin aber keine Entscheidungsbefugnisse sondern sprang lediglich in meiner Abwesenheit ein.

Abwesenheitsvertretung

Unter einer Abwesenheitsvertretung versteht man meist, genau das was ich gerade geschrieben habe. Als Abwesenheitsvertretung agierst du hauptsächlich dann, wenn deine Leitung nicht im Haus ist. Das kann z.B. bei Krankheit und Urlaub der Fall sein, aber auch dann, wenn die Leitung einen außer-Haus-Termin hat.

In der Regel notiert die Abwesenheitsvertretung angenommene Telefonate für die Leitung. Kommt die Leitung dann zurück, informiert die Abwesenheitsvertretung sie über das aktuelle Tagesgeschäft und anstehende Aufgaben und Entscheidungen, die zu erledigen sind.

Die Leitung findet nach ihrer Rückkehr zahlreiche Aufgaben vor, die unerledigt sind, weil diese Aufgaben nicht delegiert sind, bzw. nur von der Leitung entschieden werden. Dies führt in der Regel zu einer enormen Mehrarbeit für die Leitung. Bei unvorhersehbaren Abwesenheitszeiten der Leitung kann diese Situation noch extremer aussehen. Du als Stellvertretung  fühlst dich zudem mit dieser Situation unwohl. 

Anforderungsprofil für Leitung und Stellvertretung

An dieser Stelle empfehle ich noch einmal zu klären, ob es Führungsleitlinien oder ein Qualitätsmanagement beim Träger gibt. Sind dort Anforderungsprofile geschrieben? Und ganz wichtig: Sind diese auch kommuniziert?

Zwischen allen Stühlen als Stellvertretung 

Kennst du das auch? Mal agierst du als Mitarbeiterin, mal als Stellvertretung. Du fühlst dich hin und hergerissen, zwischen diesen Positionen. Auch hier wird wieder deutlich, es ist wichtig, dass du deine Rolle und deine Aufgabe kennst. Denn nur so kannst du sicher als Kollegin und auch als stellvertretende Leitung auftreten.

Wie verändert sich meine Rolle als Stellvertretung

Mit einem klaren Aufgabenprofil kannst du selbstsicher im Team in beiden Rollen agieren.

Beispiel:

Deine Aufgaben sind die Barkasse, die Co-Moderation der gesamt Teamsitzung, Mitverantwortung bei der Urlaubsplanung, Mitverantwortung bei der Gestaltung des Dienstplanes, Übergangskonzept Kita Grundschule.

Aus diesen Aufgaben ergeben sich zwangsläufig Prozesse, die du mit der Leitung gemeinsam gestaltest. Dies betrifft hier die Teamsitzung. Hier moderierst du abwechselnd mit deiner Leitung und trittst auch in der Rolle der Stellvertretung auf. Weiterhin könnte dies bedeuten, dass du mit der Leitung zusammen den Dienstplan machst und die Urlaubsplanung vornimmst.

Das Übergangskonzept Kita Grundschule entwickelst du komplett selbstständig, oder mit 1-2 Kollegen und stellst es dann im Gesamtteam vor.

Diesbezüglich wurde diese Aufgabe komplett an Dich delegiert und du trittst als Entscheidungsträgerin auf.

Verantwortung übernehmen

Hier merkst du schon den Unterschied. Es geht darum, Teilaufgaben ganz eigenverantwortlich zu übernehmen. Damit du dies tun kannst, musst Du Klarheit darüber haben, was dein konkreter Handlungsspielraum ist.

So könnt ihr eure Aufgabenklärung umsetzen…

  • Ich empfehle dir, gemeinsam mit der Leitung alle Aufgaben auf Post-its aufzuschreiben und dann zu sortieren.
  • Was ist Leitungsaufgabe?
  • Was ist Aufgabe der Stellvertretung?
  • Was liegt in der gemeinsamen Verantwortung?
  • So wird auch deutlich, in welche Entscheidungen du als Stellvertretung mit einbezogen wirst und welche Entscheidungen eventuell auf Träger-Ebene getroffen werden.

Konfliktsituationen im Leitungs-Tandem

Gibt es Konflikte im Team so fühlt sich eine Stellvertretung oft hin und hergerissen. Ich rate dir zu einer klaren Vorgehensweise.

Du bist weder der „Handlanger“ für die Leitung, noch das Sprachrohr für das Team. Lass dich nicht benutzen, sondern lege Wert auf klare Kommunikation.

Als Handlanger hast du den undankbaren Job, Aufgaben die keiner mag, oder schlechte Nachrichten von der Führungsebene zum Team zu tragen.

Als Sprachrohr bist Du diejenige, die Wünsche oder Beschwerden von Seiten des Teams in Richtung Leitung transportieren soll.

Willst du diese Rollen wirklich ausfüllen?

Im folgenden Abschnitt habe ich ein paar Tipps, wie du dich in Konfliktsituationen zwischen Kolleginnen und Leitung verhalten kannst, ohne Partei für eine Seite zu ergreifen.

Umgang mit Widersprüchen

1. Reflektiere die Entscheidung.

  • Unterteile sie in Einzelstücke und frage dich, was davon kannst du nachvollziehen?
  • Was nicht?
  • Was kann ich vertreten?
  • Was nicht?
  • Welche Gefühle löst das bei mir aus?

 

2. Sprich mit deinem Vorgesetzten.

  • Stelle Verständnisfragen.
  • Wozu ist die Entscheidung gut?
  • Was genau ist der Hintergrund?
  • Teile deine Meinung dazu mit. Was davon kannst du nachvollziehen?
  • Was nicht?
  • Was ist fix?
  • Mach dir die Stufen der Entscheidung klar. Auf welcher Stufe befindest du dich?
  • Wo gibt es einen Gestaltungsspielraum, wo nicht?

 

3. Tausche dich mit Kollegen aus.

  • Über den Widerspruch zu sprechen hilft schon deutlich, um klarer zu sehen.

 

4. Akzeptiere die Stufen der Entscheidung und entwickle eine Kommunikationsstrategie. 

Deine Strategie sollte beides enthalten: Loyal und authentisch sein zu können. Zum Beispiel so: Ich sehe folgende Aspekte kritisch. Die Entscheidung ist jetzt aber so gefallen. Lasst uns das Beste daraus machen.

Praxis-Impulse zum Download (PDF)

In einem Arbeitsblatt habe ich dir die hier beschriebenen Schritte übersichtlich zusammengefasst. Lade dir meine Praxis-Tipps zum Umgang mit Widersprüchen gegenüber Vorgesetzten hier herunter. 

 

Im nächsten Blogartikel schreibe ich zu den Erwartungen, die an dich gestellt werden, die dein Team an dich stellt, die deine Kita-Leitung an dich stellt und natürlich auch die Erwartungen, die dein Träger an dich richtet. Wie kannst du dem gerecht werden?

Hat dir dieser Beitrag gefallen? Ich freue mich über einen Kommentar von dir. Wie geht es dir im Leitungs-Tandem und welche Frage lässt dich nicht in Ruhe? Schreib ´mir gerne hier in den Kommentar.

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