Prioritäten richtig setzen

Heute möchte ich dir etwas über das leidige Thema Prioritätensetzen erzählen. Wir alle kennen es, tun uns jedoch im täglichen Tun recht schwer damit. In meinem heutigen Blogbeitrag werde ich dir umsetzbare Tipps geben und dir verraten, wie ich meine Jahres-, Monats-, und Wochenplanung umsetze. Du erhältst Hinweise, wie du deine Prioritäten noch mal klarer für dich formulieren kannst. Am Ende wirst du wissen, wie du dir Prioritäten setzen kannst, die dich als Kita-Leitung weiterbringen. Zudem steht dir eine PDF als Arbeitsgrundlage, die du dir herunterladen kannst, zur Verfügung.

Der Anfang eines Jahres ist immer eine wunderbare Zeit, um über die eigenen Prioritäten nachzudenken. Manch eine unter uns, wird sich jetzt fragen: Warum soll ich das tun? Das ist anstrengend. Ich möchte nicht so gerne planen. Ich lasse mich lieber in den Tag treiben. Spätestens, wenn du an deinen Job in der Kita denkst, wird dir bewusst, dass das Setzen von Prioritäten notwendig sein könnte. Ob du nun eine Stellvertretung, eine Kita-Leitung oder aber auch Fachkraft bist, es geht nicht ohne Planung. Auch wenn wir das gerne so hätten. Vorab sei gesagt, dass du für dein Wohlbefinden selbst verantwortlich bist. An dieser Stelle wiederhole ich mich sehr gern.

Es ist wichtig, dass DU die Fäden in der Hand hältst. Wenn du der Meinung bist, dass du viel zu viele Aufgaben hast, keine Zeit hast und überhaupt alles viel zu viel ist, du an deiner Situation nichts änderst, somit genervt aus der Kita gehst und bereits gestresst in deinen Kita-Alltag reingehst, dann fühlt sich das bestimmt nicht gut an. Wenn es dir wichtig ist, dich sowohl im Privaten als auch im Berufsalltag gut zu fühlen, dann ist es auch wichtig, dass DU für dein Wohlbefinden sorgst. Gerade klingelt es in meinen Ohren: Ja, aber meine Aufgaben die sind mir vorgegeben. Da kann ich jetzt irgendwie gar nichts dran ändern.

Hm, nun stell‘ dir jetzt einfach zwei Kreise vor. Einen großen Kreis und dann in der Mitte noch einen kleineren Kreis. Als Reflexionsübung kannst du diese Kreise auch gern auf ein weißes Blatt Papier aufzeichnen. Im kleineren Kreis listest du bitte alle Aufgaben auf, die du nicht selbst beeinflussen kannst. Das sind z. B. Pflichtaufgaben, die du nicht ohne weiteres aussetzen oder weglassen kannst. Dazu gehören beispielhaft die Dienstplanung oder die Aufnahme neuer Kinder in der Einrichtung. Im äußeren, größeren Kreis notierst du bitte alle Aufgaben, die in deinem Einflussbereich liegen. Hier kannst du sehr wohl darüber nachdenken, ob sie nicht delegierbar sind oder ob diese überhaupt ausgeführt werden müssen. Um aus deiner vermeintlich ausweglosen Situation herauszukommen, schauen wir uns heute das Thema Prioritätensetzen genauer an, damit du morgen schon in die Umsetzung gehst.

Drei Aspekte des Prioritätensetzens

Ich möchte mit dir drei Aspekte, die mit dem Planen und Prioritätensetzen zusammenhängen, anschauen. Der erste Punkt ist die IST-Analyse. Die IST-Analyse ist ein zentraler Bestandteil der Planung. Hier wird geschaut, wie sich die Ausgangslage gestaltet. Der nächste Aspekt ist die Projekt- bzw. die Wochen- und Jahresplanung. Diesen Punkt betrachten wir genauer. Hier gebe ich dir einen Einblick in meine Methode. Am Ende steht dir für deine Umsetzung ein PDF als Download zur Verfügung. Als letztes schauen wir auf das sogenannte Superbuch oder Tagesroutinen-Buch. Let’s go!

Die IST-Analyse

Hier geht es um das Status Quo. Die Frage ist, wie sich dein Arbeitsalltag gestaltet. Nimm ein Blatt Papier und notiere eine Woche lang alle Aufgaben, die an einem Arbeitstag anfallen und schreibe die Zeit auf, die du für die Abarbeitung benötigst. Dabei ist es völlig egal, ob du als Kita-Leitung teilweise oder vollständig freigestellt, als Stellvertretung eingesetzt bist oder Kita Fachkraft arbeitest. Wieviel Zeit in der Woche bist du mit der pädagogischen Arbeit beschäftigt? Wieviel Zeit verwendest du für die Verwaltung? Verwaltungsaufgaben sind z. B. Telefonate, alle Art von Besprechungen (Mitarbeitergespräche, Gruppengespräche, Elterngespräche etc.) und Projekte. Auch die aufgewendete Zeit für Fortbildungen musst du notieren.

Zugegeben, das ist eine Fleißarbeit, die sich aber am Ende auszahlt. Wenn du alles schwarz auf weiß vor dir liegen hast, trage deine Aufgaben in einem Kuchendiagramm anteilig ein. Ein Ergebnis könnte z. B. sein: ¾ pädagogische Arbeit und ¼ Verwaltungstätigkeiten. In der zweiten Woche geht es dann in die Analyse. Anhand einer Tabelle bewertest du jede einzelne Aufgabe. In der ersten Spalte steht die Art der Aufgabe, in der zweiten Spalte, trägst du die aufgewendete Zeit ein, in der dritten Spalte vermerkst du ein, wie wichtig diese ist. Die Bewertung kannst du z. B. mit einer Skala von 1 bis 10 vornehmen. In der letzten Spalte trägst du ein, wieviel Freude dir diese Aufgabe bereitet. wichtig ist das dann kannst du dir da auch gerne auf einer Skala von 1 bis 10 die Wichtigkeit hinschreiben. In der letzten Spalte notierst du, wie viel Freude dir diese Aufgabe bereitet. Hier kannst du mit Emojis arbeiten oder auch mit der Skala von 1 bis 10. Das ist nun das Ergebnis deiner Analyse über deine Kernaufgaben, die sogenannte IST-Analyse.

Du kannst dein persönliches Fazit daraus ziehen. Welche Aufgaben sind besonders wichtig und wie viel Zeit nehmen sie in Anspruch. Welche Aufgaben bereiten dir besonders viel Freude und wie realistisch ist das, was ich in der Tabelle eingetragen habe. Im nächsten Schritt vergibst du jeder Aufgabe einen Rang von wichtig bis unwichtig. Dies kannst du tun, indem du vor jeder Aufgabe eine Zahl schreibst. Eine 1 wäre die wichtigste Aufgabe und so weiter. Während du diese Analyse weiterführst, kannst du auch an dir beobachten, wie du auf die einzelnen Aufgabenpakete reagierst. Wenn du feststellst, dass alle Managementaufgaben wie die Verwaltung, Mitarbeitergespräche, Budgetplanungen etc. nur lästig sind und dir überhaupt keine Freude bereiten, dann solltest du tatsächlich darüber nachdenken, ob eine leitende Funktion für dich die richtige Aufgabe ist.

Deine Entscheidung, in einer Kita arbeiten zu wollen, ist vermutlich daraus erwachsen, dass du mit Kindern zusammenarbeiten wolltest. Daher ist es auch völlig legitim, wenn du in dieser Phase feststellst, dass eine Kita-Leitung für dich nicht mehr in Frage kommt. Wir gehen jetzt aber davon aus, dass du deine Position liebst und lediglich mit der Setzung der Prioritäten haderst. Daher ist der nächste Punkt in dieser Analyse, darauf zu achten, welche Aufgaben weggelassen oder delegiert werden können. Stell‘ dir dazu mal folgende Situation vor: Egal aus welchen Gründen, hast du in deiner jetzigen Kita nur noch 1 Jahr Zeit, um deine Aufgaben und Projekte auszuführen und zu Ende zu bringen. Dabei gehst du nach dem oben beschriebenen Prinzip vor und nimmst dir deine Liste mit der Rangfolge vor.

Was kannst du in der dir verbleibenden Zeit noch umsetzen, was möchtest du umsetzen und wieviel Zeit kostet es dich. Was davon kostet dich nur Nerven und was davon ist einfach „nice to have“. Plötzlich stellst du fest, dass die Liste um einiges kürzer geworden ist, weil du Aufgaben gestrichen oder an deine Kolleginnen delegiert hast.

Projekt- bzw. die Wochen- und Jahresplanung

Wir wissen beide, Planung nicht alles ist. Das Leben kommt uns jeden Tag dazwischen. Das, was wir uns vornehmen, funktioniert nicht immer und wir müssen neu planen. Diese Tatsache sollte dich jedoch nicht davon abhalten, eine generelle Planung vorzunehmen. Stell‘ dir vor, die Deutsche Bahn würde von heute auf morgen, ihre Fahrpläne abschaffen, weil sie davon ausgehen, dass sie diese ohnehin nicht immer einhalten können. Du musst zugeben, das würde in einem Chaos für uns alle enden. Ich glaube, diese Darstellung zeigt dir schon auf, wie wichtig es ist, eine Planung bzw. eine Vorstellung von dem, wie es sein sollte, zu haben. Deine Planungen sollten so aufgestellt sein, dass du immer flexibel bleibst, wenn mal wieder das Leben dazwischenkommt.

Nach dem Eisenhower-Prinzip teilst du deine Aufgaben in A, B und C-Kategorien ein. Dabei sind die A-Aufgaben wichtig und C am wenigsten wichtig. Wenn du hier feststellst, dass du zu 60 % und mehr nur noch mit C-Aufgaben beschäftigt bist, dann solltest Du noch mal in dich gehen, ob deine Prioritätensetzung so richtig sein kann. Plane dir auch ausreichend Zeit die strategischen Aufgaben ein. Diese sind oftmals nicht dringend und wichtig für die aktuelle Umsetzung, müssen aber mittelfristig erreicht werden. Richte deinen Blick auf deinen Kita-Alltag und stell dir die Frage, wo finde ich die Zeit, um wichtige Aufgaben zu erledigen. Angenommen du kommst du direkt um 7 Uhr in die Kita und nutzt die Zeit von 7 Uhr bis 7:30 Uhr für deine E-Mails, weil es um diese Uhrzeit noch recht ruhig ist. Wenn du aber erst um 8 Uhr 8:30 Uhr in die Kita kommen kannst, hättest du die Zeit am Nachmittag, um wichtige Dinge zu erledigen, wenn es ein bisschen ruhiger ist.

Ein ganz wichtiger Punkt ist dabei, in zusammenhängenden Zeitblöcken zu arbeiten. Schließe gezielt für eine Stunde deine Bürotür, um ungestört zu arbeiten. Kommuniziere dies auch deinen Mitarbeitern gegenüber. Wenn du nun aber feststellst, dass es zu viele Aufgaben sind, dann wiederhole ich gern meine obige Aussage. Entscheide dich bewusst dafür, Aufgaben zu delegieren oder wegzulassen. Mit zusammenhängenden Zeitblöcken meine ich, dass du dich am Stück nur mit deinen Mails beschäftigst oder mit der Budgetplanung. Zeitfressend und nervend wäre es, wenn du zwischen den Mails und den Budgetzahlen hin und her hüpfen würdest. Überlege dir, wo deine Zeitfresser sind.

Ein gutes Beispiel von mir Meine erste Kita-Leitung war in einer kleinen Einrichtung mit zwei Gruppen. Ich habe es mir als morgendliches Ritual angewöhnt, alle meine Mitarbeiter persönlich zu begrüßen, um ihnen die nötige Aufmerksamkeit und Respekt entgegenzubringen. Hier war das noch möglich und umsetzbar, weil diese Geste nicht viel Zeit in Anspruch genommen hat. Später, als ich mehrere Kitas gleichzeitig leitete, habe ich aus der Gewohnheit heraus dieses Ritual übernommen und schnell festgestellt, dass ich mit meiner verfügbaren Zeit an Grenzen stoße. Dieses Ritual war eindeutig ein enormer Zeitfresser. Ich musste mir also für die Wertschätzung meinen Kolleginnen gegenüber, eine andere Möglichkeit überlegen.

Und so mache ich es Nun möchte ich dir noch auf den Weg geben, wie ich meine Jahresplanung gestalte. Im unteren Teil des Artikels findest du als Arbeitsvorlage ein PDF zum Downloaden. Ich mache zunächst eine grobe Jahresplanung. So, wie du in der Kita habe ich wiederkehrende Rituale, Termine für Aufnahme neuer Kinder, Feste die gefeiert werden, nach Möglichkeit eine Urlaubsplanung, Verabschiedungen, Projektphasen. Da schreibe ich bestimmte Termine rein, die im Jahr bereits mit einem festen Datum gesetzt sind. Dazu gehört auch die Aufnahmephase, Informationstage, Abstimmungsgespräche mit dem Träger. Alle Termine, die dir bekannt sind, werden in der Jahresplanung vermerkt.

Für diese grobe Planung lege ich mir zwei DIN A4 Blätter nebeneinander und zeichne auf jedem Blatt sechs große Rechtecke auf, sodass ich insgesamt 12 Rechtecke habe, für jeden Monat ein Rechteck. In diese Rechtecke trage ich alle bereits feststehenden Termine ein. Wenn du damit fertig bist, geht es an die Quartalsplanung. Dabei teilst du das Jahr in vier Stücke und schaust gezielt auf diese 90 Tage des jeweiligen Quartals. Das Quartal brichst du dann in die jeweiligen Monate herunter. Hierfür kannst du für jeden Monat einen extra Zettel nehmen und die Monate die größten und wichtigsten Monatsziele übernehmen, die zu erreichen sind. Das könnte z. B. im Februar Karneval sein. Dann gehst du ins Detail und schaust, was für dich persönlich in dem jeweiligen Monat anliegt. Worauf musst du dich vorbereiten, welche Termine musst du einhalten. Aus dieser Monatsplanung heraus kannst du die jeweilige Wochenplanung ableiten. Ich plane mir zum Beispiel immer drei Monatsziele ein. Das heißt, in jedem Monat stehen bei mir drei Kernaufgaben, die zu erledigen sind.

Dann überlege ich mir die Maßnahmen dazu. Also, was muss ich tun, damit diese Aufgaben am Ende des Monats erledigt sind. Eine deiner Kernaufgaben in einem Monat könnte zum Beispiel die Aufnahme neuer Kinder zum Sommer sein. Dann gehört dazu wahrscheinlich ein Trägergespräch, ein Gespräch mit der Kommune, das Abgleichen der Zahlen, wie viele Kinder können aufgenommen werden, welche Finanzen stehen dahinter. Das heißt, aus einer Kernaufgabe, in diesem Fall ist es die Aufnahme der Kinder zum Sommer, lassen sich viele kleine Teilaufgaben als Maßnahmen ableiten. Diese trägst du auch in deinen Kalender ein, damit du die entsprechende Zeit dafür einplanen kannst. Mir hat es unheimlich geholfen, neben der Jahresplanung auch eine Quartalsplanung zu machen. So habe ich immer die nächsten 90 Tage klar vor Augen und weiß, was zu tun und lenke mich nicht mit anderen Dingen ab.

Das Superbuch

Das Tagesroutinen-Buch oder auch Superbuch genannt, kennst du vielleicht schon. Ich empfehle, dass du dir ein DIN A5 oder DIN A4 Notizbuch zulegst und deine Zettelwirtschaft und deine Post-it Dekoration abschaffst. Trag dir morgen in dein Tagesroutinen-Buch das Datum ein und schreib‘ stichwortartig die wichtigsten Dinge des Tages ein. Dann überleg dir bitte, wo das Buch seinen festen Platz für immer erhalten soll. Das Buch soll an seinem festen Platz mit dem aktuellen Datum aufgeschlagen bereitliegen, sodass du es griffbereit hast, wenn du außer Haus gehst.

Am Ende des Tages kannst du dann überprüfen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche nicht. Wenn du magst, kannst du deine Aufgaben kategorisieren und farblich gestalten. Das „I“ könnte für Information stehen. Das könnte bedeuten, dass entweder du eine Information an jemanden geben musst oder du eine einholen musst. Das „E“ könnte für Erledigen stehen und das „A“ für Aufgabe. Es ist empfehlenswert nicht mehr als 3 Kategorien zu bilden, weil man sonst Gefahr läuft, sich zu verzetteln. Wenn du dann abends deinen Tag Revue passieren lässt, gibt es dir ein super Gefühl, alles im Überblick zu haben. So wirst du dann auch schnell deine Post-it Dekoration am Monitor los.

Falls du Interesse am Jahres- und Quartalsplaner hast, kannst du ihn dir hier direkt herunterladen.

Übrigens: Hast du als angehende Leitung, neue Kita-Leitung, Stellvertretung oft viele geniale Ideen. Fragst du dich, wie du dein Team ins Boot holen sollst, denn sie boykottieren deine Ideen. Arbeitest du zu viel und kommst nicht so richtig in deine Führungsrolle rein? Ja? Dann hab ich was für dich!

Sei bei der kostenlosen Themenwoche „Selbstbewusst als Kita-Leitung“ dabei. In 5 Tagen bringen wir mehr Fokus, Struktur und Klarheit in deine Führungsrolle, damit du eine souveräne Leitungspersönlichkeit sein kannst. In der kostenlosen Themenwoche zeige ich dir, wie du dein Selbstvertrauen stärkst, dein Team motivierst und Veränderungen positiv in dein Team bringst. Hier bekommst du mehr Infos!

 

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Tanja Köster

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