Wie kannst du als Kita-Leitung in der Pandemie ein Team steuern? Verändert sich das Kommunikationsverhalten in der Pandemie und worauf solltest du bei Teambesprechungen besonders achten? Kann digitale Kommunikation dabei sinnvoll helfen? Technische und organisatorische Herausforderungen begleiten deinen Alltag als Kita-Leitung neben der Pandemie.

Digitale Kommunikationsmöglichkeiten

Einleitend zum Thema Kommunikation möchte ich gern darauf hinweisen, dass es zwei Varianten der Kommunikation gibt:

synchrone Kommunikation: Person A und Person B kommunizieren zur gleichen Zeit miteinander. Beispiele sind das persönliche Gespräch, das Telefonat oder der Chat und Videokonferenzen.

asynchrone Kommunikation: Person A schreibt Person B eine Nachricht, damit Person B sich zu einem anderen Zeitpunkt (zeitlich unabhängig) als Person A mit der Nachricht auseinandersetzen kann. Beispiele sind der Brief, das Fax oder die E-Mail, Videos, Newsgroups oder wie früher das Telegramm.

In Zeiten der Digitalisierung geht die Tendenz immer mehr zur asynchronen Kommunikation hin. Wir müssen nicht zwingend zur gleichen Zeit miteinander reden oder in Kontakt sein.

Stell dir vor….

Mit den digitalen Möglichkeiten können wir uns gut auf die kommende Zeit vorbereiten. Stell dir vor, ein Teil deiner Kolleginnen sitzt im Homeoffice, ein Teil arbeitet in Teilzeit und Kollegin ist derzeit krank. Schon bist du in der Situation, dass du wichtige Informationen rechtzeitig, vollständig und sicher an deine Kolleginnen weitergeben musst, damit keine Lücke entsteht. Sicherlich sind persönliche Telefonate und persönliche Mails machbar und auch ganz nett. Aber in puncto Zeitmanagement gehören sie auf die Seite „Zeitfresser“. Jedem einzelnen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin eine persönliche Mail schreiben und/oder jeden persönlich anrufen kostet enorm Zeit, die dir am anderen Ende fehlt. Wie kommunizierst du also effektiv? Bevor wir darüber nachdenken, musst du dir erst mal darüber im Klaren sein, auf welche Art und Weise du am liebsten kommunizierst. Sprichst du lieber oder schreibst du lieber Nachrichten? Wie kommunizieren deine Kolleginnen am liebsten? Auch das spielt in die effektive Kommunikation hinein.

Wann kommuniziere ich lieber schriftlich und wann mündlich?

Ein Gespräch hilft dir, wenn du erklärungsbedürftige Inhalte hast, die lange erklärt werden müssen. Insbesondere wenn du aus diesem Gespräch noch herausfiltern möchtest, auf welchem Wissensstand dein Gesprächspartner ist. So kannst du auf die Bedürfnisse eingehen und Wissenslücken schließen. Dann ist die mündliche Kommunikation sinnvoll. Ebenso ist die mündliche Kommunikation effektiv und sinnvoll, wenn du eine direkte Entscheidung benötigst, um weiter agieren zu können. Ein ganz klassisches Beispiel der mündlichen Kommunikation ist das Vorstellungsgespräch. Du als Kita-Leitung möchtest eine dir fremde Person näher kennenlernen, was sich im Brief schwierig gestaltet.

Bei umfangreichen Informationen, die jederzeit nachlesbar sein müssen, ist eine Mail oder eine Dokumentation in schriftlicher Form sinnvoller. Zeitlich unkritische Inhalte, wo nicht sofort eine Entscheidung getroffen werden muss, können schriftlich verfasst werden. Und das geschriebene Wort ist beständig. Es ist also nachweisbar. Dazu gehören Regelwerke, Verträge etc.

Nutzung von Messenger-Diensten

Viele Kita-Teams haben sich für die Kommunikation untereinander für eine WhatsApp-Gruppe entschieden. Hierüber kann man schnell agieren, wenn dienstliche Inhalte schnell kommuniziert werden müssen. Nicht jeder ist aber über solche eine Gruppe glücklich, weil er oder sie das Gefühl hat, dass sich dienstliche Dinge mit dem Privaten vermischen. Auch gibt es noch Kolleginnen und Kollegen, die nach wie vor kein WhatsApp nutzen möchten oder auch können. Hier musst du dann schauen, wie du alle Beteiligten unter einen Hut bekommst, sodass die Kolleginnen und Kollegen ohne WhatsApp informativ nicht abgehängt werden. Bist du aber nun in der glücklichen Lage, mit deinem vollständigen Team, eine WhatsApp-Gruppe nutzen zu können, so haben sich klare Regeln für die Nutzung gut bewährt. Diese können z. B. Nutzungszeiten, genaue Inhalte wie Dienstplan, Krankmeldungen, neue Vorgaben vom Träger etc. beinhalten. Die nächste Tupper-Party der Nachbarin gehört dann natürlich nicht in diese WhatsApp-Gruppe.

Kita-Apps: Was bringen sie und welche gibt es?

Eine weitere Möglichkeit der Kommunikation sind Kita-Apps. Kita-Apps dienen der Kommunikation zwischen Träger, Eltern und Kita. Über sie können Informationen vom Träger, von den Eltern und auch untereinander verlässlich organisiert und zeitschonend verarbeitet werden. Natürlich muss eine Kita für den Einsatz einer solchen App gewisse Voraussetzungen mitbringen. Ein PC, ein Laptop oder ein anderes Endgerät sowie eine stabile WLAN- oder Internetverbindung müssen vorhanden sein. Ebenso wäre es ratsam, dass jede Kita-Gruppe ein Tablet für sich hätte.

Was hat eine Kita-App zu bieten?

Das Angebot an Kita-Apps ist mittlerweile sehr umfangreich. Sie reichen von sehr einfach bis sehr kompakt und umfangreich. Je nach Bedarf und natürlich auch Budget können viele Möglichkeiten der Kommunikation genutzt werden. Klassische Beispiele sind die Meldungen der Eltern für Essen und Krankheit, Mitteilung der Urlaubs-, Feier- und Brückentage (Schließzeiten) oder wenn etwas mitgebracht werden muss in die Kita. Sehr umfangreiche Apps bieten auch Tauschbörsen, die Kommunikation der Eltern untereinander, Live-Chats und auch die Übersetzung in mehrere Sprachen etc.

Welche Vorteile bringt die Kita-App mit sich?

Der Vorteil solch einer App ist, dass digital asynchron, also zeitunabhängig, kommuniziert werden kann. Alle relevanten Informationen können organisiert über ein einziges Medium abgewickelt werden. Sie sind jederzeit auffindbar und man muss sich nicht mühsam alle Informationen aus diversen E-Mails, WhatsApp-Gruppen, Zetteln oder Sprachnachrichten zusammensammeln. Die Flut an Zetteln, die man den Eltern regelmäßig mitgibt, hört dann auf und löst das Kopieren und Verteilen ab. Organisatorische Dinge können schnell und unkompliziert abgewickelt werden.

Die Expertise der ifp – Das Staatsinstitut für Frühpädagogik

Wenn das für dich und deine Einrichtung interessant sein könnte, dann kann ich dir die Expertise der ifp (Das Staatsinstitut für Frühpädagogik) empfehlen. Verschafft euch als Team zunächst einen Überblick über die Möglichkeiten. Welche Vor- und Nachteile hat solch eine App? Der Träger muss ins Boot geholt werden, ob Ressourcen und Budget vorhanden sind bzw. dafür freigemacht werden können. Werden eure Datenschutzrichtlinien eingehalten? Was muss eine App für deine Kita abdecken können?

Trotz der vielfältigen digitalen Möglichkeiten, die natürlich ihre Vorteile haben, sollte die persönliche Kommunikation nicht zu kurz kommen. Das persönliche Gespräch bietet auch seine Vorteile. Worte an sich machen lediglich 10 % einer Kommunikation aus. Die Tonlage, die Körpersprache und weitere nonverbale Gesten spielen ebenso eine entscheidende Rolle dabei, wie wir miteinander kommunizieren und interagieren. Diese können wir über non-visuelle Technik nicht transportieren.

Die Podcast-Episode über Kita-Apps

Wenn du neugierig geworden bist und dein Interesse an einer Kita-App geweckt wurde, dann hör gern in meine neue Podcast-Episode rein. Dort stelle ich drei Apps beispielhaft vor.

Ich freue mich auf dich!

Shownotes (026):

Apps und Softwarelösungen für mittelbare pädagogische Aufgaben in der Kita – eine Expertise des ifp – Staatsinstitut für Frühpädagogik

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Zwischen analog und digital – KitaApps im Praxistest  – Ein Beitrag des Evangelischen KITA-Verbandes Bayern e.V.

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